공문(공문서)은 공무상 시행되는 공식적인 문서를 의미합니다.
사문서와는 달리 행정기관이나 기업 간에 오고 가는 문서이기 때문에, 사적인 의견을 배제하고 공적인 사실에 입각하여 작성해야 하는데요.
수신자에게 공문서가 도달되는 순간 효력이 발생되기 때문에 (공고문, 공지 등의 공문서는 고시한 날로부터 5일이 경과한날로 부터 효력 발생) 명확한 목적과 이유로 작성해야 합니다.
공문 양식은 필요한 상황이나 내용에 따라 회사에서 직접 만들어 사용할 수 있지만, 그 안에 들어가는 내용은 표준화된 체재에 따라 작성해야 올바른 공문이 되는데요.
오늘은 공문(공문서) 작성하는 방법과 양식을 다운받으실 수 있게 공유하도록 하겠습니다.
◎ 공문 작성방법
1. 문서번호
- 발신인 기준(기록용)으로 문서번호를 부여합니다.
2. 시행일자 또는 작성일자
- 공문서를 작성하여 전송한 날짜나, 공문 내용을 시행할 날짜를 기입합니다.
3. 수신인과 발신인, 참조인
- 문서를 발신하는 사람의 정보(회사명, 주소, 전화번호)와 수신받는 사람의 정보(회사명, 담당자)를 기입합니다. 공문을 같이 참조해야 할 부서나 담당자명은 참조인란에 기재합니다.
4. 제목
- 공문의 제목을 적습니다. (~의 건)
5. 본문
- 본문 내용은 개인적 의견을 배제하고, 공적인 내용을 목적과 이유를 분명히 하여 간결하게 작성합니다. 서술형보다는 1, 2, 3 (가, 나, 다) 등의 순서를 붙여 글을 쓰는 게 내용 전달에 용이합니다.
6. 회사명, 대표자명, 직인 날인
- 발신인의 회사명, 대표자명을 적고 회사 직인(도장)을 날인합니다.
공문은 상황이나 목적에 따라 다양한 양식이 존재하는데요.
위에 기재사항을 참고하여 회사 공문 규정과 서식을 만들어 놓고, 문서번호대로 기록, 보관하면 공문서 관리를 편리하게 할 수 있습니다.
필요하신 분들을 위해 제가 만든 공문서 양식(서식)을 공유할테니, 다운로드하여 목적에 맞게 수정하여 사용하시면 됩니다.
관련한 책도 소개해 드리니 경영관련하여 공부하고 싶으신 분들은 참고하시길 바라겠습니다.
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